Experimente Já!
  • A poupança de tempo justificou largamente o investimento. João Paulo CEO
  • O envio automático de SMS's permite-me colocar as ordens de carga mais rapidamente na estrada. Daniel Gestor de Trafego
  • O processo de faturação ficou incomparávelmente mais simples. Margarida Financeira
  • Agora temos visão única de Cliente e Fornecedor. Julieta Financeira
  • Tem de repetir novamente todos os dados do serviço para faturar
  • Sabe quanto lhe devem em tempo real
  • Gere os seus serviços numa folha de excel
  • Ainda telefona aos seus motoristas para dar o serviço
  • Tem de ir todos os dias ver o extrato bancário para saber o que lhe pagaram

A Transportadora da Graça

Fundada a 1981, a Transportadora da Graça é uma das referências nacionais do sector dos transportes.

Gerindo uma frota de cerca de 80 camiões movimenta mensalmente mais de 2000 contentores. De entre os seus clientes encontra-se o maior exportador português, a Portucel, ou a Sumol Compal.

O Problema

Num sector competitivo como o dos transportes, a Transportadora da Graça sentia internamente que com as ferramentas certas poderia otimizar os seus processos.

Era usual sentirem que os dois mais importantes departamentos, Operacional e Financeiro, encontravam-se durante longos períodos de tempo a fazer trabalho repetido, ora no lançamento do serviço no mapa de carga, ora mais tarde na criação da fatura.

  • Gestão de Serviço Gestão de serviço era efectuada em excel. A introdução manual era um processo demorado, repetitivo e sujeito a erros.

    O excel enquanto ferramenta de trabalho acabava também por ser limitativo por não ser colaborativo e estar apenas acessível no local de trabalho.
  • Facturação O departamento financeiro criava manualmente as faturas copiando os dados do excel de gestão de serviços.

    Este processo originava um desfasamento entre a prestação do serviço e a faturação que se convertia em períodos de pagamento superiores aos que poderiam ser.
  • Gestão Financeira Uma vez faturado o serviço ao fornecedor, o controlo de pagamento era efectuado imprimindo o extrato bancário e realizando a reconciliação manualmente.

    Era complexo ter uma visão financeira integrada de clientes que poderiam igualmente ser fornecedores.

Solução

Para optimização deste processo, a Transportadora da Graça adotou pela solução conjunta MagniFinance para gestão financeira e 40 Pés para a gestão de serviço de carga.

Esta solução conjunta permitiu-lhes centralizar os serviços de carga numa única plataforma e garantir a sua faturação com um único clique e sem replicação manual dos dados.

  • O 40 Pés permitiu à Transportadora da Graça lançar e gerir todo o seu serviço de carga numa única plataforma disponível a toda a organização, receber serviço directamente de alguns dos seus Clientes, comunicar através de SMS's automáticos com os seus Motoristas e até faturar com apenas um clique de forma totalmente integrada com o MagniFinance.
  • As faturas aparecem automaticamente na plataforma de gestão financeira MagniFinance onde podem ser justificadas com os movimentos bancários que são importados automaticamente do banco para a plataforma. Assim é possível saber sempre em tempo real que serviços estão pagos e por que movimentos contabilisticos.
  • Adicionalmente, é ainda possível introduzir despesas no Magnifinance, bastando para tal enviar uma fotografia ou um PDF da factura, pois o sistema reconhece e preenche todos os valores da respectiva compra, permitindo ter uma visão integrada de clientes que são também fornecedores.

Com estas duas plataformas integradas optimizou-se todo o processo reduzindo para metade o tempo de faturação e recebimento após prestação do serviço.

Resultados

Antes Depois
Introdução de Serviços manual Registo automático pelo seu Cliente
Comunicação manual com Clientes e Motoristas Envio automático de emails e SMS's para todos
Acessível individualmente no local de trabalho Acessível a todos em qualquer lugar e a qualquer hora
Repetição da informação para faturar Faturas automáticas com dados dos Serviços
Grande desfasamento entre a data Serviço e a Fatura Redução para metade do tempo de faturação
Consulta manual de extratos bancários Importação automática de movimentos bancários
Visão limitada de informação financeira Visão integrada de clientes / fornecedores
  • Rapidez Faturação dos serviços efetuados em metade do tempo
  • Segurança Informação em servidores sempre disponíveis e com backups automáticos
  • Informação Dados de serviços pesquisáveis e rastreáveis até ao seu pagamento
  • comunicação Maior fluidez na informação para Motoristas, Clientes e Fornecedores
  • acessibilidade Informação disponível em qualquer momento e em qualquer lugar
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